化纤行业解决方案

一、化纤行业管理现状

随着社会发展及市场经济的进一步推进,化纤行业之间的发展竞争日趋激烈,企业为了紧跟市场的变化,多品种、小批量生产及看板式生产等渐渐成了化纤企业主要采用的生产方式,单一的生产方式向混合型生产方式发展。特别是化纤行业发展已进入微利时期,加上石油价格波动和产能过剩,化纤企业经营环境异常严峻,向管理要效益已成为众厂家共同的心声。传统的粗放管理方法已不能适应企业的发展,系统化、科学化、规范化的管理已迫在眉睫。化纤企业的老总,一方面更加重视内部管理,降低成本,提高客户满意度和员工满意度,提升企业的综合竞争力;另一方面进行多种投资以规避单一经营的风险,这样老总放在化纤企业的时间和精力就很有限。老总普遍希望建立一套整体集成的管理信息系统,可以不受距离限制,随时了解企业生产经营情况,加强对企业的监督和指导;同时通过信息系统高效地执行企业相关政策制度,减少人情面子,提高政策制度执行力度。企业信息计算机管理及办公自动化已成为企业管理发展方向。

二、管理总体需求与系统特点

1) 权力集中控制、业务分散经营、资源充分共享的管理需求

2) 物流管控

3) 全程跟踪客户的动态需求及客户巩固率和获得率的经营分析需求

4) 灵活的定价政策和现金流管理需求

5) 生产管理的数据自动采集(DCS生产控制系统接口)

6) 质量动态跟踪分析

7) 绩效考核

8) 动态的成本控制要求

9) 设备及备品备件管理需求

系统特点:

1、支持集团化运作模式(多公司、多地点、多场所、多币别)

2、支持远程审批及短信平台及短消信机制

3、支持工作流审批流程

4、支持系统严格管控(如配货、信用、车辆调度、先进先出等)

5、支持应收、应付、存货、票据等预警功能

6、支持金税系统无缝组件接口

7、支持财务总帐接口

8、支持条形码技术(规格、批号、数量、先进先出等管控)

9、支持企业个性化管理,支持管理渐进式提升

业务流程、业务单据、业务规则重组

业务逻辑、业务自动化、业务插件重组

业务资源、菜单界面重组

业务查询、业务报表重组

三、管理预期目标

物流管理方面:

信息系统采用条码技术可实现先进先出的管理方式,提高物流出入库效率,同时减少出库差错率,规避发错货导致的赔偿风险。信息系统提供了丰富的库存管理报表,方便高层管理者及时了解和掌握库存各方面信息。

销售管理方面:

1.信息系统提供价格设定、价格调整等功能支持价格管理政策,如价格出现不符合价格政策的异常变动情况,可以自动启动信息系统的审批工作流,提请相关经理进行审批。

2.现金折扣、承兑帖息等销售政策也可通过信息系统实现,减少人工计算的工作量,避免人工计算的差错和政策执行的不力。

3.客户返利政策、业务员佣金计算政策等也都可以通过信息系统实现,避免诸如部分人员将多个客户任意捆绑一起来享受公司返利的混水摸鱼等行为,也使业务员的佣金计算更加合理、准确和快速。

4.部分企业还有配货控制的需求,信息系统在仓库管理中除库存数外引入可分配数的概念,只有可分配数足够且车辆也安排到位时销售部门才能开出配货单,减少销售部已开出配货单而储运部却无货装车的情况,同时也减少部分人员将紧俏产品优先开给自己关系客户的情况。

5.信息系统还可根据客户应收款金额、本次付款金额、本次提货金额、授信金额、相关制度规定等综合信息,判断是否可开具出门证放行货物,辅助相关人员更好地进行发货管控。

采购管理方面:

1.化纤企业采购的物资量都较大,如何规范采购管理、降低企业采购成本、合理控制物资的库存量就显得非常重要。建立询比价机制,对每个采购物品都要求货比三家,将三家供应商的报价资料输入信息系统,通过比质、比价、比服务,确定主供应商和次供应商,也可定义不同供应商的采购配额。企业领导人员或专职的稽查人员随时可调出存放在信息系统中的这些资料,进行稽查。

2.机物料品种较多给管理带来一定的难度,根据管理需要将物资进行分类,针对每类物资制定相应的策略,例如有定点定货、定期定货等订货策略,利用信息系统辅助生成采购计划,使采购计划更加合理,避免领导人员经常进行紧急采购审批,同时可以合理控制库存。

3.通过工作流技术可以支持采购定单的审批流程。采购过程中会发生一些异常情况,如接收短量(由于双方计量器具精度不同而造成)和让步接收(接收的物资有一定的质量问题,但企业急需用,将就着也可以用,双方谈好让步接收条款)等,在人工方式下都难以严密处理,借助信息系统都能很好地支撑这些异常业务,使管理无盲区。基于价格、质量、交货及时性、投诉响应及时性等因素对供应商建立评估考核模型,定期对供应商进行评估考核,对表现不及格的供应商取消其供货资格,对表现未达到优秀的供应商告诉其整改的方向并责令其限期整改完成。

4.根据企业的付款审批制度,例如不同类型的付款审批流程可能不一样、不同金额范围或数量范围的付款审批流程也可能不一样,信息系统都可以完全支撑。

5.整个采购业务流程,基于信息系统运行后,可以实现环环相扣和相互监督,比如采购结算时,系统自动会进行三方相符匹配,结算的品名、数量是否和仓库接收的品名、数量相一致,结算的价格是否和供应商的报价相一致

质量管理方面:

1.利用信息系统根据客户要求建立质量标准和生产工艺等参数数据库,按客户的质量要求进行生产加工,体现以客户为中心的质量管理理念。

2.可以按产品批次进行质量的追溯和顺查,针对有质量问题的产品批次,利用信息系统可以追溯查询生产该产品批次的生产设备、工艺参数、班组、原料等相关信息,明确原因,落实责任,避免重复出现;同样针对有问题的原料、设备或工艺参数等,利用信息系统也可以顺查出加工好的产品批次分布情况,如已发往客户看是否需要召回,尽量挽回可能对客户和企业造成的损失。对不同的质量原因进行编码,通过信息系统提供的2-8原理图、正态分布图等多种图表,可以对质量原因进行多角度分析,便于发现质量管理的重点,提出整改方案。对采集到的质量指标数据,也可通过X-R管制图等多种图表进行分析,及时发现异常进行调整处理,改善质量管理水平。

成本管理方面:

1.利用信息系统可自由定义成本集和成本栏目,成本集有实际成本集、目标成本集、固定成本集等,成本栏目有原料、机物料、人工、水、电等。建立产品生产定额,制定目标成本,依据生产经营数据计算出实际成本,将实际成本和目标成本进行料差、价差、工差、费差原因分析,不断发现降低成本的方法。

2.将每个时期的实际成本记录在数据库,可以按成本集和成本栏目进行成本的同期比对分析和连续几个期间的趋势比较分析,找出成本变动原因,不断发现控制成本的方法。

3.信息系统可以辅助业务人员根据材料市场行情价、产品生产定额等数据快速向客户报价。化纤企业产值规模一般都比较大,成本控制做得好将会产生相当可观的经济效益。

设备管理方面:

1.化纤企业是设备密集型企业,如偶因设备故障而出现异常停产,会对企业将造成很大损失。通过信息系统强化设备的采购、验收、维修保养、资产登记、资产折旧等管理就比较重要。不少企业设备部门的台帐与财务部门的设备资产帐,因各自设立帐本,两条线独立工作,缺乏沟通协调,造成两套帐出现不一致,借助信息系统的建设可以规范这些流程,使企业的设备管理更加规范化,同时也减少两条线重复处理的工作量。

2.备品备件的消耗金额较大,加强对备品备件的采购计划与控制,合理控制备品备件的库存,按部门和设备管控备品备件消耗,信息系统提供丰富的分析报表,使工作人员可以经常对设备运行情况、备品备件消耗情况等进行分析,配合对设备维修保养人员建立考核机制,可以有效提高企业设备管理的水平。

考核管理方面:

1.考核体系就好比企业的发动机,制定得合理就能充分发挥员工的工作积极性使企业高效运转,制定得不合理就会扼杀员工的主观能动性使企业运作马力不足。利用信息系统可对考核对象设置考核因素、分值、目标值、根据实际值计算分值方式等考核政策,还可对考核因素定义数据来源公式,这样就可定期计算出考核对象的分数,计算方便、快捷、准确。

2.同时利用信息系统可模拟多种考核政策,在政策出台前就能更好预见考核结果,比较多种考核政策的优劣,做到心中有数,便于快速制定出合理的考核政策。根据实际情况定期评估考核政策,发现需要调整时,只要依据调整后的考核政策,在信息系统中修改相关参数即可,大大降低了手工工作量。化纤企业领导对考核越来越重视,希望通过制定合理的考核政策,发挥员工的主观能动性,达到增加销售、控制成本、提升产品质量、提高企业对市场反应速度、提升员工满意度和客户满意度的目的。例如,对生产部门按完工产品的质量、生产物料的消耗、产能利用率等因素进行合理考核,就能有效地提升产品质量、降低生产成本、提高生产产量等。